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一、 行政文書與檔案管理
文書處理： 負責項目的日常文書工作，包括通知、函件、報告等文件的起草、打印、復印、分發(fā)和歸檔。
檔案管理： 建立并維護完善的檔案管理程序，對物業(yè)服務合同、客戶資料、裝修備案、設(shè)備臺賬、工作記錄等文件進行科學分類、編號、立卷和保管，確保資料的完整性與保密性。
收發(fā)文管理： 負責公司及外部來文的簽收、登記、傳遞、催辦和歸檔并做好記錄。
二、 客戶服務與接待溝通
前臺接待： 負責前臺接待工作，接聽服務熱線，禮貌、耐心地應答客戶及訪客的咨詢。
信息記錄與派單： 詳細記錄客戶的報事報修、投訴、建議等信息，生成工單并及時、準確地派發(fā)至工程、安保、環(huán)境等相應責任部門。
工單跟進與回訪： 跟蹤工單的處理進度，在約定時間內(nèi)對已完成的工作進行電話或上門回訪，記錄反饋結(jié)果，形成閉環(huán)管理。
溝通傳達： 負責向客戶傳達物業(yè)發(fā)布的各類通知、溫馨提示及園區(qū)活動信息。
三、 數(shù)據(jù)錄入與統(tǒng)計匯報
數(shù)據(jù)錄入： 準確、及時地將每日的報修數(shù)據(jù)、投訴記錄、物料領(lǐng)用、能耗讀數(shù)等信息錄入物業(yè)管理系統(tǒng)。
報表制作： 協(xié)助經(jīng)理整理并制作各類周報、月報，如《服務訴求統(tǒng)計表》、《報修處理分析表》、《客戶滿意度匯總表》等。
信息統(tǒng)計： 定期統(tǒng)計辦公用品、維修物料、低值易耗品庫存情況，為采購計劃提供數(shù)據(jù)支持。
四、 后勤支持與內(nèi)部協(xié)調(diào)
物資管理：負責項目辦公用品、勞保用品、維修物料、低值易耗品的申購、入庫、領(lǐng)用、盤點工作。建立物資臺賬，做到賬實相符，確保物資供應不斷檔。
會務與環(huán)境支持： 協(xié)助安排內(nèi)部會議/培訓，準備會議室，做好會議記錄、服務。監(jiān)督各部門辦公區(qū)域、員工崗位的6S管理（整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全），保持環(huán)境整潔。
部門協(xié)調(diào)： 作為信息中轉(zhuǎn)站，高效傳遞項目經(jīng)理的指令，并積極協(xié)調(diào)工程、安保、環(huán)境等各部門間的日常協(xié)作需求。
鑰匙管理： 負責管理園區(qū)備用鑰匙、空置單元鑰匙，嚴格執(zhí)行鑰匙借用登記制度。
五、 其他綜合性事務
負責項目員工考勤、排班記錄的初步統(tǒng)計與整理，各部門工作計劃跟蹤。
完成項目經(jīng)理交辦的其他臨時性工作。
任職要求：
1、大專及以上學歷；
2、25-40周歲；
3、從事行政文員或物業(yè)內(nèi)勤相關(guān)崗位3年以上工作經(jīng)驗；
4、熟練使用office等辦公軟件，有金蝶、用友、新視窗等倉儲管理模塊使用經(jīng)驗為佳；
5、具有良好的溝通、表達能力，有較強的服務意識。