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崗位職責
一、 日常行政事務
1. 前臺接待：接聽總機電話，專業(yè)地轉接、留言和處理初步咨詢；接待來訪客人，并通知相關人員。
2. 郵件與快遞管理：負責公司信件、報刊、快遞的收發(fā)、登記與分發(fā)；與快遞公司對接，管理公司寄件。
3. 文檔管理：創(chuàng)建、維護和更新各類紙質及電子文件檔案系統(tǒng)，確保文件有序、易于查找。
4. 辦公用品管理：負責辦公用品的采購、入庫、發(fā)放、庫存管理和費用控制，確保及時補給。
5. 環(huán)境維護：監(jiān)督辦公室的清潔衛(wèi)生、綠化環(huán)境，確保辦公區(qū)域整潔有序；管理辦公設備的日常維護（如空調、照明）。
二、 溝通與協調支持
1. 內部溝通：發(fā)布內部通知、公告；協助組織公司會議、團建等活動。
2. 部門支持：為各部門提供必要的行政支持，如打印、復印、掃描、裝訂等。
3. 外部聯絡：與物業(yè)、房東、供應商（如飲用水、綠植、保潔）等進行日常溝通和協調。
三、 會議與活動支持
1. 會議準備：預訂會議室，準備會議所需設備（投影儀、視頻會議系統(tǒng)）、茶歇、文具等。
2. 會議服務：必要時進行會議記錄，并整理會議紀要。
3. 活動籌備：協助策劃和組織公司年會、慶典、員工活動等，負責后勤安排。
四、 文書與數據工作
1. 文書處理：起草、編輯和打印簡單的行政公文、通知、報告等。
2. 數據錄入：完成各類信息的錄入、整理和統(tǒng)計工作，如員工考勤統(tǒng)計、費用報銷初步整理等。
3. 預訂工作：協助員工預訂差旅的機票、酒店（視公司規(guī)模而定，有時由個人或專門部門負責）。
五、 其他輔助工作
1. 考勤輔助：協助人力資源部門收集、初步核對考勤數據。
2. 費用報銷：協助部門同事整理和提交報銷單據，或處理部門的行政費用報銷。
3. 上級交辦任務：高效完成上級領導交辦的其他臨時性工作。
崗位要求
1. 教育背景：本科及以上學歷，行政管理、文秘、人力資源管理、商務英語等相關專業(yè)優(yōu)先。
2. 工作經驗：1-2年相關行政或文員工作經驗者可優(yōu)先考慮，但優(yōu)秀應屆畢業(yè)生也是重要來源。
3. 辦公軟件：熟練使用Office辦公軟件（Word, Excel, PowerPoint, Outlook），能夠制作簡單的表格和文檔。
4. 語言能力：良好的中文溝通能力。部分公司（尤其是外企）會要求基本的英語讀寫能力。